英語ビジネスメールの書き方 ＜書き出し＞

書き出しは 2 部構成だと書きやすい

頭語 (宛先) と、結語ではさまれているメール本文は 3 部構成になっているのが一般的です。またそれぞれの部分でも下記のような構成で書くと、より読みやすいビジネスメールにすることができます。

• 書き出し・・・「冒頭のあいさつ」「メール目的」の 2 部構成
• 主文　　・・・「状況説明」「願望」「問題解決」の 3 部構成
• 結び　　・・・「結びのあいさつ」の 1 部構成

冒頭のあいさつ

冒頭のあいさつでは、軽めのあいさつ、メールのお礼、謝罪などを適切な 1 文を選択しましょう。最初からメールの目的を書く場合、あいさつを省略することもよくあります。

メールの目的

１～２文でメールを書いた目的を端的に示しましょう。適切な文を選択するのが大事です。この文が、相手にメールを最後まで読んでもらうことを大きく左右します。

冒頭のあいさつの例文（用件別）

一般的なあいさつ

• I hope you are doing fine. （お元気でお過ごしのことと思います）
• I am sorry for not being touch with you. （ご無沙汰して申し訳ありません）
• I had a good time with you yesterday. （昨日はたいへん有意義な時間でした）
• Thank you for the other day. （先日はありがとうございました）
• Thank you for your daily support. （いつもお世話になっております）
• I am happy to hear that ~ （～のこと、本当によろこばしいです）

初メール時のあいさつ

• I am sorry for contacting you so suddenly. （突然のご連絡失礼します）
• I truely apologize for this sudden e-mail. （突然のメールで大変申し訳ございません）
• I am writing after visting your website. (御社のウェブサイトを見てメールしています）
• I am pleased to see you at the exhibition last week. （先週の展示会でお会いできてうれしかったです）

※はじめてのメールの場合、書き出しに簡単な自己紹介を含めたほうが良いでしょう

返信時のあいさつ

• Thank you for the reply. （ご返信ありがとうございます）
• I am sorry for the late reply. （返信遅くなりもうしわけありません）
• Thank you for your inquiry （お問い合わせありがとうございます）
• We appreciate your interest in our company. （当社にご興味をお持ちいただきありがとうございます）
• We thank for you your patience. （お待たせして申し訳ありません）
• Thank you for your quick response. （すばやい返信ありがとうございます）
• I appreciate very much the time you took to ～ （「～して (する時間を取って）下さってありがとうございます）
• I am contacting you in response to your request for ◯◯ （～のご依頼に対するお返事申し上げます）

報告時のあいさつ

• We have looked over your quotation. （お見積りを拝見しました）
• We have received anbd look through your catalog. （御社のカタログを受け取り、拝見しました）
• This is in response to ～ （～に関するお返事を差し上げます）
• We are very happy to inform you that ～ （～についてお知らせできて大変うれしく思います）
• We are very sorry to inform you that ～ （～をお知らせするのは誠に残念です）
• I am afraid to tell you that ～ （残念ですが～の件についてお知らせします）

その他のあいさつ

• I apologize for contacting you time and time again. （度々のご連絡ですみません）
• This is just a friendly reminder that I am waiting for your reply. （ご返信をお待ちしていることを、念のためにご連絡申し上げます）

メール目的の例文（用件別）

汎用的な便利なフレーズ

最初に、なぜこのメールを送るのかをはっきりさせる便利な言葉があります。個人的なものは主語を（I）、会社的なものは主語を（We）にすると良いでしょう。

• I am writing to you to ～ （～のためにこのメールを差し上げています） ～の部分を動詞原型で書くことで端的に目的を表現できます。

• I am writing to you to request ～ （～を依頼するためにメールを差し上げています）
• I am writing to you to inform ～ （～をお知らせするためにメールを差し上げています）
• I am writing to you to confirm ～ （～を確認するためにメールを差し上げています）
• I am writing to you to inquire ～（～をお問い合わせするためにメールを差し上げています）
• I am writing to you to follow-up on what we discussed at the meeting. （会議で話した内容のフォローアップについてのメールを差し上げています）
• I am writing to you to make a complaint about ～ （～に関する苦情のためににメールを差し上げています）

希望を伝える便利なフレーズ

• We would like to ～（～することを希望しています） ～の部分を動詞原型で書くことでやわらかく希望しているものを表現できます。

• We would like you to deliver that soon. （早めの納品お願いしたいです）
• I would like to change part of our order. （注文の一部を変更したいと思っています）
• We would like to have your answer in writing. （回答は文書でお願いしたいです）
• We would like to cooperate with you. （あなたに協力したいと考えております）
• We would like to take time to talk with everyone. （私たちはみなさんと時間をかけて会話したい）
• We would like to hold a meeting in order to plan ～. （～を計画するために会議を開きたいと思います）
• We would like you to tell us your opinions.（ご意見をお聞かせください）
• We would like to withdraw from this project. （今回のプロジェクトは見送りたいと思います）
• We would like to consider the matter. （今後検討していきたいと思います）

計画を伝える便利なフレーズ

• I am planning to attend your exhibition tommorrow. （明日の御社の展示会にお伺いしたいと思っています）
• I am planning to hold the meeting about new project on August 29th. （8 月 29 日に新規プロジェクトに関するミーティングを予定しています）

その他の便利なフレーズ

• I am contacting you to inform that ~ （～のお知らせで、連絡しています）
• I have some questions about ~ （～に関して少々質問があります）
• Please find attached file for ～ （～に関する添付ファイルをご覧ください）
• I am sending ～. （～をお送りしました）
• I wish to draw your attention to an issue with ～ （～[苦情的なもの]に関してご連絡します）

上手に「書き出し」を書くコツ（まとめ）

1. 書き出しは「冒頭のあいさつ」「メール目的」の 2 部構成で
2. 冒頭のあいさつは 1 文で書き、用件によっては省略可能
3. メール目的 1 ～ 2 文で書き、件名と合わせて相手に目的を明確にするようにする
4. 書き出しはひとつのパラグラフにまとめ、次に続く主文と明確に分ける