英語ビジネスメールの書き方 ＜全体構成＞

英語のビジネスメールでの一般的なレイアウト

英語のビジネスメールは以下の「７つの要素」で構成されているレイアウトが一般的です。

• 件名・・・メールのタイトルで、内容を知らせる重要な部分
• 頭語・・・主に宛名を書く部分
• 本文（書き出し）・・・あいさつとメールの目的を書く部分
• 本文（主文）・・・状況説明 [背景･理由含む] ･願望･問題解決の 3 部構成を書く部分
• 本文（結び）・・・用件の確認･念押し･対応を促すなどメールを締めくくりを書く部分
• 結語・・・「敬具」「草々」に当たるメール本文の締めくくりを書く部分
• 署名・・・自分（差出人）の名前･社名･部署･住所･連絡先を書く部分

Subject: Request Material about your Product (Ex-8000)pr← ① 件名

件名: 御社の製品（Ex-8000）に関する資料依頼

Dear Sir or Madam,◯◯◯◯ ← ② 頭語

ご担当様へ

↓ ③ 本文（書き出し）・・・あいさつとメールの目的

I am sending this email for the first time. My name is Taro Yamada, and I work in a company dealing with office goods and equipment in Tokyo, Japan. I am writing to request a material about your Product (Ex-8000).

はじめまして。私の名前は山田太郎、日本の東京でオフィス用品･機器を扱っている会社で働いています。御社の製品（Ex-8000）に関する資料の送付を依頼いたしたくメール差し上げています。

↓ ④ 本文（主文）・・・状況説明と願望

We are planning to expand the products we handle. We saw your website and got interested in office desk (Product Number: Ex-8000). We would like to get detailed information about it, so could you send any materials?

当社は取り扱う商品の拡大を計画しています。ウェブサイトで拝見し、御社製品のオフィス机（製品番号: Ex-8000）に興味を持ちました。製品の詳細情報を知りたいので、資料を送付していただけないでしょうか？

↓ ⑤ 本文（結び）・・・用件の念押し（期限付き）と結びのあいさつ

I would appreciate it very much if you could send us the soft copy of your material within this week. I look forward to your reply.

今週中に、デジタルデータでいただければ大変助かります。お返事お待ちしております。

Sincerely yours, ← ⑥ 結語・・・直訳すると「真心を込めて」

Taro Yamada ← ⑦ 署名

Manager, Procurement department 役職（部長）と 部署 (調達担当)
ABC Corporation. 社名
2-1-1, Nishi-Shinjuku, Shinjuku-Ku, Tokyo, 100-0001, Japan 住所
+81 3-2525-8008 電話番号
info@abc-corporation.com メールアドレス
https://abc-corporation.com ウェブサイト URL

「件名」を書くときの基本

「簡潔で」「具体的な」「一目見て内容がわかる」ような件名を心がけましょう。相手は件名を読んで、重要な内容かそうでないかを判断します。特に最初のメールで不明瞭な件名の場合、迷惑メールと判断されて読まれずに削除される恐れがあります。

• Inquiry about Your Prodact (御社の製品への問い合わせ)
• Notification of Meeting on Friday (金曜日の会議のお知らせ)
• Request for New Project (新しい案件の依頼)
• 【Important】Cancellation of Our Order (【重要】私達の注文の取り消し)
• Proposal for Internal Improvement (社内改善の提案)

※前置詞、冠詞を除く、すべての単語の頭文字を大文字にするヘッドライン・スタイル（Headline style capitalization）で書くと、件名が見やすくなります。

「頭語」を書くときの基本

日本語の「拝啓」や「前略」にあたる部分で、英語だと「Dear」で始まる宛名を各部分になります。英語のメールでは必ず書きます。「Dear」 の後に相手の名前を書きます。最初は「ラストネーム（苗字[姓]）」である程度親しくなったら「ファーストメネーム(名前[名])」を書くのが良いでしょう。フルネームに Mr / Ms などの敬称をつけるのは間違った表現になります。

一般的な頭語のフォーム: Dear Dear Mr. / Ms. [ラストネーム]

相手の名前がわからない場合は、以下のように書く場合が一般的です。

• Dear Sir or Madam, (相手が男性か女性かわからない場合)
• Dear Sir, （相手が男性だとわかっている場合）
• Dear Madam,（相手が女性だとわかっている場合）
• Dear Sales Department Director, (営業部長さま) vDear Customer,　（お客様各位）
• Dear all,　（皆様）
• To Whom It May Concern, (ご担当様)

「本文（書き出し）」を書くときの基本

CCF の法則（結論は最初に言おう）からメールの最も大切な部分です。メールの全文を読んでもらえるかはこの部分にかかっています。構造として、軽いあいさつとメールの目的（結論）を記載すると良い印象を相手に与えることができます。

軽いあいさつの書き方

はじめてメールする時のあいさつ

This is my first time to write, so I hope you don't find my letter impertinent. はじめてメールをします、無礼であったらお許しください。

※はじめてメールするときは軽い自己紹介とメールをした経緯に触れておくと良いでしょう。

返事を書く時のあいさつ

Thank you for your email. メールをいただき、ありがとうございます。

Thank you for returning my email so quickly. 迅速なお返事をいただき、ありがとうございます。

メールの目的の書き方

あいさつの後はメールの目的を簡潔に書くと良いでしょう。メールの目的を書くのに便利な表現があります。

I am writing to ～ [原形動詞] ～いたしたくメールを差し上げました

上記の表現を使えば、メールの目的を伝えるのに便利です。動詞と目的語を変えるだけで幅広く応用できます。

I am writing to inform you about our product. 当社の製品についてお知らせするためにメールを書いています。

I am writing to ask you to change the date of the meeting next week. 来週の会議日時を変更いたしたくメールを書いています。

「本文（主文）」を書くときの基本

書き出しで書いたメールの目的を補完する文を書く部分です。メールの種類によって書くことはさまざまですが、基本的に 3 部構成にすると良いでしょう。

ビジネスメールを書くのに不慣れな方は、以下の構成に基づき 3 つの文をまず書きます。3 文だけでもメールを送ることが可能になります。3 つの文だけでは説明不足の場合、その 3 つの文をトピックセンテンスとして、文に肉付けをしていき 3 つのパラグラフにしていくやり方をおすすめします。

1. 状況説明　・・・ 現在の状況を、理由を含めて事実を元に書きます
2. 願望　　　・・・ その状況で自分が相手に望むことを書きます
3. 解決方法　・・・ 願望をかなえるために、相手にお願いする具体的な行動を書きます

事実を淡々と書くような状況説明を書いていき、自分がどのようなことを求めているかを書き、相手にして欲しいことなどを簡潔に書きましょう。締め切りがある場合は、明確にし、自分の意見などは最後に書くと良いでしょう。

「本文（結び）」を書くときの基本

最後に、時間を使ってメールを読んでもらった相手に感謝の言葉を伝えます。一言お礼などを伝えます。あなたに対する良い印象を維持したままメールを終えることが出来ます。そのことは、あなたのメールに素早い好意的な返信をもらう確率を高めるでしょう。返信を促したり、依頼を念押しする時にも使います。

Thank you for your help. どうもありがとうございました。

Thank you very much for your time and I hope we can meet soon in near future. お読みいただきありがとうございます。近々、お会いできるのを楽しみにしております

Please feel free to ask any questions. ご不明な点などがありましたら、遠慮なくご質問ください。

I look forward to hearing back from you. あなたのご返答をお待ちしております。

Please respond by this week Wednesday. 今週の水曜日までに返信してください。

「結語」を書くときの基本

日本語の「敬具」のように決まった表現が使われます。相手との間柄や状況などに合わせて使い分けるのが一般的です。

• Sincerely yours, (フォーマルでとても丁寧な表現 [初取引先や官庁など向け])
• Best regards, (少しフォーマルな表現 [取引先や上司向けなど])
• Thanks, (カジュアルな表現 [同僚や部下など向け])

「署名」を書くときの基本

自分の名前に続けてセクション名、社名を記入します。書き方の順は、以下のものが一般的です。

1. 氏名
2. 役職・所属部署
3. 会社名
4. 住所
5. 電話番号
6. ファクス番号
7. メールアドレス
8. ウェブサイト URL

上手な英語のビジネスメールを書く構造のコツ（まとめ）

1. 英文の基本の型を忠実に守る（個性よりも形式を重視する）
2. 英語のビジネスメールの基本の型を忠実に守る（７つの要素）
3. 7 つの要素ごとに適切な改行を入れて、相手が各要素を把握しやすいようにする
4. 各構造ごとに「使える表現」をまとめておく
5. 英語ビジネス圏の文化を理解し、それに沿った文章の構造を心がける