英語ビジネスメールの書き方 ＜送信前のスペルチェック＞
ビジネスをスムーズにするために、英語のビジネスメールはできるだけ正確に書きたいものです。正確な英語のメールを書くためのスペルチェックのやり方についてご紹介します。
パソコンによるスペルチェック機能
パソコンで英語メールを書く時、パソコンには英語のスペルチェックができる機能が実に色々なところに実装されています。その機能を使いこなすことで効率的に英語のスペルチェックができるようになります。基本的なスペルチェック機能は下記になります。
- 文書から単語を抽出する処理 (間違っている可能性がある単語の下に赤い下線を付けます）
- 間違えている可能性がある単語と、正しい綴りの辞書と照しあわせる処理
- 正しい綴りの候補を検索して表示する処理
- 間違っている単語を、正しい綴りの単語に書き換える処理
メールクライアントによるスペルチェック
下記のメールクライアントには、英語のスペルチェック機能が実装されています。
Gmail iCloud メール Outlook [デスクトップ版]
Gmail でのスペルチェックのやり方
大きなシェアを持つ Gmail でのスペルチェックの方法を見ていきましょう。
- 「作成」ボタンを押す
- 新規メッセージの本文に「I have uploaded it agaiin, so please confrm.」を貼り付ける (間違っている可能性がある単語の下に赤い下線がでます [上記の例文では 2 箇所] ）
- 削除ボタンの左側の「その他のオプション (︙)」をクリックする
- 出てきたメニューの中から「スペルチェック」をクリックする
- 間違っている可能性がある単語に赤い背景色がついて、そこをクリックする
- 正しい綴りと思われる単語リストが出てくるので、適正な単語をクリックする
- クリックされた単語に書き換えられる
上記にないブラウザ版のメールクライアント (Outlook [ブラウザ版] など) では、使用できる組み込みのスペル チェック機能はありません。スペルチェックを行うには、Web ブラウザーを使用します。Microsoft Edge･Internet Explorer 10 (およびそれ以降)･Chrome･Safari･FireFox などのほとんどの Web ブラウザーには、利用できるスペル チェック機能があります。
OS によるスペルチェック
Windows 10 を使用している場合は、[スタート] > [設定] > [デバイス] > [入力] の順に選択し[スペル ミスの語句を自動修正する] および [スペル ミスの語句を強調表示する] を探して、両方の設定をオンにします。
macOS を使用している場合は「Mac でスペルと文法をチェックする」に、設定方法が記載されています。
ツールによるスペルチェック
メールクライアント･ブラウザ･OS の機能により基本的なスペルミスのチェックはできますが、サードパーティのツールを使うことによりもっと高度な校正がでけいるようになります。今回はそれらのツールの中で現在最も人気がある「Grammarly (グラマリー)」をご紹介します。
Grammarly (グラマリー) とは
『AI』を活用した英文作成の支援ツールです。誰もが正確･明確･大胆な英文を書けることを目指しています。その中核となるのは「文法やスペルのチェックツール」です。
Grammarly (グラマリー) の基本機能
メールクライアントなどにもあった基本機能のスペルチェックだけでなく、他にも様々な機能があります。
無料版で使える機能
- スペルチェック・・・メールクライアントと同じスペルチェック機能
- 句読点チェック・・・句読点の使い方のチェック機能
- 冠詞･前置詞チェッカー・・・日本人が苦手とする冠詞･前置詞チェック機能
- 文法チェック・・・英語の文法チェック機能
有料版で使える機能 ( 月額 $29.95 [約 3200 円] )
- 不明瞭チェック・・・不明瞭な英文に対して明確な英文をレコメンドする機能
- 繰り返しチェック・・・同じ単語を繰り返し使っていたら、別の言い回しをレコメンドする機能
- 文章構成チェック・・・英文構成に沿っているかを確認する機能
- 盗用度チェック・・・論文などの用途で盗用した文章か否かを確認する機能
- トーンチェック・・・文章の語調 (怒り、友好、冷淡、親切など) をチェックしてトーンを揃えるためのレコメンドする機能
Grammarly (グラマリー) の使い方
基本的にはいつも使っている既定のブラウザの拡張機能版をインストールするのをおすすめします。
ブラウザ拡張機能版
ブラウザ版
デスクトップ版
ツールによる入力支援
英文を書くスピードを向上するための入力支援ツールに興味ある方は、こちらの記事をご覧ください。
